Waarom werkt de gemeente Den Haag met de Spiegelapp?
Successen en valkuilen! Feedback cultuur ontwikkelen met de Spiegelapp en effectieve ontwikkelgesprekken (Het Goede Gesprek).
· Het hoofd projectmanagement ondersteunt het gebruik van de Spiegelapp volledig. Zij vraagt de medewerkers de Spiegelapp zeker 7x in te zetten voor het voeren van het ontwikkelgesprek en dat gebeurt in de praktijk ook. De leidinggevende heeft goede ervaringen met de inzet van de Spiegelapp in combinatie met de gesprekscyclus.
· Medewerkers zijn verplicht om de Spiegelapp regelmatig te gebruiken maar in ieder geval ter voorbereiding van hun ontwikkelgesprek (voortgangsgesprek, functioneringsgesprek, het goede gesprek) met de leidinggevende. Uit ervaring blijkt dat feedback vragen altijd gebeurt tenzij sprake is van ziekte.
· Door feedback te vragen aan verschillende functionarissen, bijvoorbeeld een directe collega en leidinggevende krijg je verschillende waarderingen. Zo begrijp je beter dat bijv. de leidinggevende andere eisen stelt aan delegeren dan een directe collega. De bril waardoor iemand kijkt zegt iets over de feedback. Het effect van de feedback is dat een medewerker meer of beter is gaan delegeren doordat de leidinggevende daar meer kennis van heeft dan de directe collega. De feedback heeft de medewerker inzicht gegeven en zij heeft hierdoor effectiever gedrag kunnen oefenen en inzetten waardoor haar functioneren is verbeterd.
· Het inloggen was in het begin soms een probleem, daar moet je aan wennen. De webapplicatie is op PC en mobiele telefoon bruikbaar en goed beveiligd met 2 Factor Autorisatie. Maar als je de feedback ontwikkeltool regelmatig gebruikt gaat dat inloggen prima, een kwestie van wennen. In de praktijk dus geen problemen. De 2 Factor autorisatie zorgt ervoor dat je persoonlijke gegevens veilig zijn en niemand hierbij kan komen, ook niet leidinggevenden want zo blijft feedback vragen en ontwikkelen voor iedereen leuk en veilig.
· Door de Spiegelapp te gebruiken word je gedwongen stil te staan bij je functioneren, dat heeft als effect dat je meer ontwikkellijn gaat zien in je functioneren, de leerlijn wordt duidelijker. Dat stimuleert en je houdt daardoor ‘dingen gemakkelijker op de rit’.
· Door de positieve waardering en de kritische beoordelingen door feedbackgevers ga je je talenten ontdekken. Waar je goed in bent en wat je zou kunnen verbeteren in concrete werkzaamheden en projecten en dit motiveert!
· Het reflectierapport kan je zelf genereren en je kunt belangrijke zaken zelf delen of meenemen naar het gesprek met je leidinggevende.
· Het gebruiken van de Spiegelapp en het vragen om feedback ter voorbereiding van een ontwikkelgesprek voor de performance & development cyclus is een ‘must’. Als iedereen het vraagt word je zelf minder kwetsbaar en wordt de gewoonte ontwikkeld om feedback te vragen. Het ontwikkelen van een feedbackcultuur is een logisch gevolg. In de praktijk zijn er weinig of geen weerstanden. Feedback is een proces!
· Doordat de combinatie met de performance cyclus gewenst is, is de combinatie opleidingen en personeelsbeleid logisch. Dat betekent dat de relatie gelegd moet worden tussen een hoofd opleidingen en hoofd personeelszaken. Ondersteuning en HR performance & development
advies en support kan ook volledig verzorgd worden door de HR projectmanagers van de Spiegelapp.
· Starten met een pilot of proeftuin met meerdere medewerkers is een goed begin om ervaringen op te doen met de moderne gesprekscyclus met ontwikkelgesprekken en de Spiegelapp. Bij de gemeente Den Haag is de nieuwe gesprekscyclus met feedback en feed forward sinds 2018 actief dus er is voldoende ervaring opgebouwd over de successen en valkuilen.
Wat levert het gebruik van de Spiegelapp op?
Werken met de Spiegelapp heeft ons inzicht gegeven in de ontwikkeling van onze medewerkers op vlakken die wij zelf niet hadden kunnen bedenken. Wat er zo goed aan is, is dat onze medewerkers zelf de regie hebben over hun eigen ontwikkeling. Dat betekent dat ze op hun eigen momenten, en dan ook nog met het gemak van een app op de mobiele telefoon, terugkoppeling of toekomstige feedback kunnen vragen aan hun leidinggevenden, collega’s of zelf aan klanten.
Het Goede Gesprek met de vooraf opgehaalde feedback door medewerkers resulteert daadwerkelijk in dialoog en maakt performance en gedrag concreet aan de hand van voorbeelden bespreekbaar. Als leidinggevende is het nu makkelijker om als coachend manager te acteren wat voorheen lastig was omdat je ook pijnlijke verbeterpunten op tafel legde. Dat komt nu vanzelf ook wel aan bod vanuit de feedback van collega’s of klanten.
De Spiegelapp zegt het al: je spiegelt jezelf door input te vragen van anderen. Dat is één van de beste manieren om je te ontwikkelen. Geen lange, saaie trainingen, maar gewoon even een korte vraag: hoe vind je dat ik die presentatie gaf? Kan ik nog iets verbeteren? De feedback is eigenlijk altijd constructief en dit levert inzicht op! De ingebouwde chatfunctie en de tekstvakken voor toelichting zijn trouwens erg prettig om nog even extra toelichting te geven of te vragen als dat nodig is.
Het werken met deze online tool is erg laagdrempelig en heel gebruiksvriendelijk. Het past ook helemaal in deze tijd van het ‘Nieuwe Werken’. Niet alleen ikzelf, maar ook onze afdeling en organisatie heeft er baat bij, we halen door deze manier van sturing op ontwikkeling makkelijker de beoogde resultaten en daarmee ook de organisatiedoelen.
Door het gebruik van de Spiegelapp merk ik dat er op onze afdeling een hele andere ‘cultuur’ ontstaat. Collega’s zijn meer open en transparant en erg hulpvaardig naar elkaar toe. Geen roddel en achterklap, maar constructieve reflectie op jouw werk is een echte ‘eyeopener’!
Voor mij geeft het management dashboard goed inzicht in wat mijn medewerkers kunnen en waar ze zich nog moeten ontwikkelen. De grafieken zijn duidelijk en overzichtelijk, je ziet direct welke competenties goed en welke minder goed scoren. De feedbackrapporten en de management rapportages zijn helder en geven ontzettend veel informatie.
Wil je ook dat:
· De betrokkenheid van medewerkers groeit
· De samenwerking verbetert binnen het team en over teams heen
· Disfunctioneren voorkomen wordt
· Het risico op uitvallen van medewerkers kleiner wordt
· Ziekteverzuim en het vrijwillig verloop daalt
· Het ontwikkelgerichte gesprek of het “Goede Gesprek” effectiever, leuker en motiverend en in dialoog is.
Met de Spiegelapp kan dit!